個人情報取り扱いに関するガイドライン

                         (令和2年10月8日制定)

NHK全国旧友会(東京、近畿、中部、中国、九州、東北、北海道、四国各旧友会の連合体組織を称する。以下「NHK旧友会」という。)会員に関する個人情報の取り扱いについては、「個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)の精神に則り、以下によることとします。

1.目的

  このガイドラインは、NHK旧友会の規約に掲げる個人情報の取り扱いに関する
  指針として作成する。

2.基本的考え方

(1)NHK旧友会は、収集した個人情報を、次の目的のために利用する。

   ア 会員名簿の作成、同名簿の会員等(第7条に記載の者をいう)への配付
   イ 会合等への出席者名簿の作成
   ウ 会合等への出欠の管理
   エ 各種案内、連絡事項、業務内容に関する情報提供
   オ 問い合わせ等への対応
   カ NHK旧友会の業務を円滑に行うため
   キ その他上記アからカに関連する業務の遂行のため

(2)前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を
            取り扱う場合は、あらかじめ本人の同意を得ることとする。

(3)前2項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、特定された利用目的の達成
            に必要な範囲を超えて個人情報を利用する場合がある。

   ア 法令に基づく場合
   イ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、
     本人の同意を得ることが困難であるとき
   ウ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
                    であ
って、本人の同意を得ることが困難であるとき
   エ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める
        事務
を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の
     同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 (4)NHK旧友会が個人情報の利用目的を変更する場合には、当該利用目的と関連
            性を有すると合理的に認められる範囲で行う。また、利用目的を変更した場合
            には、法令に定める場合を除き、変更された目的を、このガイドラインで公表
           
する。

 (5)NHK旧友会は、適正かつ公正な手段により、個人情報を取得するものと
    する。

3.保護する個人情報の範囲

   NHK旧友会は、以下の個人情報を取り扱う。

 (1)会員が入会時に申告した情報、あるいは、その後に変更した情報のすべての
             個人情報

(2)業務の安全、及び会員の安全のため、電話の録音記録、Webへのアクセス
            記録、電子メール、その他各種問い合わせに関する個人情報

4.個人情報の取り扱い

 (1)NHK旧友会の各事務局に管理責任者を置き、個人情報を管理する。

 (2)個人情報は、本人の同意がある場合を除き、原則として、会員以外の第三者
                に は開示しない。本人の同意を得て個人情報を第三者に開示する場合、当該
                第三者から機密保持義務を厳守する文書を提出させる。また、当該第三者に
                対し、使用後は開示資料の返却を義務付けることとする。

 (3)前項にかかわらず、次に掲げる場合は、第三者に提供する場合がある。

    ア 法令に基づく場合
    イ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人
                        の同意を得ることが困難であるとき

    ウ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある
                        場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

    エ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める
                        事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の
                        同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5.個人情報の管理

  (1) 会員名簿または会報等の印刷、発送を委託する業者に対しては、個人情報の
       取り扱いに関する文書を取り交わし、情報の漏えいを防止することとする。

 (2)会員名簿に掲載する内容について、その是非を入会時に本人に確認する。

6.保有個人データの開示請求等

 (1)本人は、NHK旧友会が保有する、本人に関する保有個人データの開示を求
    め ることができる。ただし、次に掲げる場合、保有個人データの全部又は
    一部を開示しないことがある。

    
     ア 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれが
      ある場合
    イ NHK旧友会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    ウ 他の法令に違反することとなる場合

 (2)本人は、NHK旧友会が保有する、本人に関する保有個人データの内容が
                真実でないと考える場合、当該保有個人データの訂正、追加又は
削除
               (以下「訂正等」という)を求めることができる。ただし、NH
K旧友会が
               遅滞なく必要な調査を行った結果、データ内容が誤りでな
い場合、
    又は、利用目的達成のために訂正等が必要でないと判断した
場合は、訂正等
    を
行わないことがある。

 (3)NHK旧友会が保有する、本人に関する保有個人データが、利用目的の達成
     に必要な範囲を超えて取り扱われた場合、偽りその他不正の手段により取得
    された場合、又は、本人の同意がないなど正当な理由なく第三者に提供され
    た場合、本人は、当該保有個人データの利用停止又は消去(以下「利用
    停止等」という)を求めることができる。ただし、利用停止等に多額の費用
    を要する場合又は利用停止等を行うことが困難な場合、利用停止等をせず、
    これに代わる措置をとることがある

 (4)保有個人データの開示、訂正等、利用停止等を求める本人は、NHK旧友会
    が定める書式により、下記開示請求先に問い合わせることとする。その際に
    は、本人であることを確認できる書類を併せ提示するものとする。

  【開示請求先】

    本人が所属する各NHK旧友会事務局

7.会員名簿の配付

   会員名簿の配付は、原則として、会員、NHK役員・部局長などNHK旧友会
   の活動に密接に関係のある対象者(このガイドラインにおいて、「会員等」と
   いう)に限定する。

8.法令等の遵守

   個人情報は、NHK旧友会が個人情報等の関連法及び本ガイドラインを誠実に
   遵守し、適切に取り扱うこととする

9.本ガイドラインの発効日

   このガイドラインは、役員会の承認を得たので、末尾の日に発効した。その後
   の改正についても同様に、役員会の承認を得て発効するものとする。
            令和2年10月8日

 (付則)

   本ガイドラインは、令和2年10月8日から実施する。